اگر جزو افراد منظم و با برنامه باشید و بخواهید برای پروژه خود تقویم ماهانه، ۳ ماهه یا حتی سالانه برنامه ریزی کنید ممکن است راه های مختلفی به ذهنتان برسد. شما احتمالاً به دنبال یک تقویم هستید تا وظایف، نقاط عطف، مهلت انجام کارها و سایر اطلاعات را ذخیره کنید و در مواقعی که سرتان شلوغ است برنامه به شما یاد آوری کند. امروز در انزل وب بهترین روش ها و نرم افزار های مدیریت پروژه آنلاین با تقویم را به شما خواهیم آموخت.
آموزش نرم افزار کنترل پروژه با تقویم فارسی به صورت آنلاین
Create Your Project Manager Calendar With Online Applications
استفاده از قلم و کاغذ به همراه تقویم از روش های قدیمی انجام این برنامه ریزی است. اما با پیشرفت تکنولوژی و ابزارهای آنلاین امکان انجام این کارها به صورت آنلاین و به بهترین روش ممکن قابل انجام است که در ادامه راه هایی برای برنامه ریزی پروژه را مرور خواهیم کرد. برای مدیریت بهتر پروژه، در انزل وب بهترین برنامه های کنترل و مدیریت آنلاین پروژه را نیز معرفی کرده ایم.
استفاده از اکسل (Excel Spreadsheet) در ساخت تقویم برای مدیریت پروژه
اکسل از برنامه هایی است که اکثراً با آن آشنایی دارید اما به نسبت همین سادگی، کارایی کمتری نسبت به بقیه روش ها دارد. از اکسل برای کارهای مختلفی می توان استفاده کرد. اکسل حتی از قالب تقویم پیش ساخته هم استفاده می کند تا شما مجبور به ایجاد زمان نباشید و کار کمتری انجام دهید. از معایب استفاده از اکسل برای ساخت تقویم پروژه می توان به مشکل اشتراک گذاری آن اشاره کرد و اگر شما برای تیم خود بخواهید آن را به اشتراک بگذارید باید از ابزار هایی مانند ایمیل و.. استفاده کنید که به حد کافی سریع نبوده و دارای مشکلات زیادی هم هستند. در کل اکسل برای نسخه نهایی تقویم بعد از اصلاح توسط اعضای تیم می تواند مفید باشد.
کمک گرفتن از تقویم گوگل (Google Calendar) برای مدیریت پروژه فارسی رایگان و آنلاین
یک راه حل مناسب خصوصاً برای کسانی که به صورت گروهی برنامه ریزی می کنند و اعضای گروه مایل به همکاری در برنامه ریزی هستند، استفاده از تقویم آنلاین گوگل برای مدیریت پروژه است. برای استفاده از تقویم گوگل به دو صورت تک نفره و پروژه ای می توانید استفاده کنید. در روش تک نفره، یک تقویم جداگانه برای هر عضو تیم درست خواهید کرد و نقاط عطف پروژه خود را برای آن کاربر مشخص می کنید و همکار شما طبق آن زمانبندی باید به پیشرفت پروژه کمک کند. مدیران تیم می توانند به تعداد کارهای اعضای تیم خود نگاه کنند تا وضعیت و روند پیشرفت و زمان اتمام پروژه را ببینید.
در روش بعدی یعنی پروژه، برای هر پروژه که مشغول کار بر روی آن هستید یک تقویم جداگانه درست می کنید و نقاط عطف و وظایف پروژه در تاریخ ها مورد نظر را مشخص کنید و طبق آن پیش بروید. سایر اعضا هم با همین منوال و از روی همین تقویم پیش می روند. تقویم گوگل روش بسیار کارآمدی برای این کار است و دیگر لازم نیست مانند استفاده از اکسل، نگران اشتراک گذاری آن باشید و اعضای تیم می توانند آن را در لحظه ببینند و در صورت امکان ویرایش کنند.
تقویم گوگل از ویژگی Timeline نیز برخوردار است. با قرار دادن وظایف داخل خط زمانی تقویم، گوگل به طور خودکار تقویم را به یک جدول زمانی تبدیل می کند و نمای کلی از وضعیت زمانی پروژه را به شما نمایش می دهد. در این حالت با دید کلی می توانید پروژه را بررسی کنید و در جهت بهبود زمان مطلوب اتمام آن اقدامات لازم را انجام دهید.
علاوه بر این خصوصیت ها در صورت بروز مشکل برای اعضای تیم، می توانند نام خود و روزی که قادر به انجام پروژه نیستند را مشخص کنند تا روند پروژه بهم نریزد و سایر افرادی که وقت آزاد دارند به کمک آن ها بیایند یا زمان انجام این فعالیت به تاریخ دیگری موکول شود.
استفاده از هشتگ ها امری رایج در شبکه های مجازی شده است. گوگل هم با اضافه کردن این قابلیت به تقویم امکان جست و جوی شما را با هشتگ فراهم نموده است. در رویداد های خود از هشتگ استفاده کنید و هر زمان نیاز به بازبینی مورد خاصی داشتید، می توانید با سرچ کردن آن هشتگ، اطلاعات مورد نیاز خود را ببینید.
امکان خروجی گرفتن به صورت پی دی اف هم در این ابزار برای ایجاد تقویم پروژه رایگان وجود دارد. در صورتی برای خلاصه کار و گزارش و یا سایر دلایل نیاز به یک خروجی و یا نسخه چاپی از زمان بندی دارید، گوگل این قابلیت را برای شما فراهم ساخته است که به سادگی از آن می توانید استفاده کنید.
اگر برای ارائه پروژه هایتان با مشتری ارتباط دارید و نیاز به استفاده از برنامه های CRM احساس می کنید، مطالعه ۱۰ مورد از بهترین نرم افزار های CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری رایگان برای شما کاربردی خواهد بود.
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب Gantt Chart
در گوگل شما با تفسیر جزییات محدود هستید و نمی توانید مشخص کنید که کدام کارها به هم وابستگی دارند. اما با برنامه Gantt Chart هر کاری را با رعایت جزییات بالا می توانید انجام دهید. نمودارهای گانت اجازه می دهند تا تمام وظایف پروژه و نقاط عطف را در پروژه نشان دهید. همچنین اتصالات، وابستگی ها و مقایسه پیشرفت را انجام دهید. شما می توانید چند پروژه را روی گانت ببینید و روند اجرای آن ها را مقایسه کنید. تنها مشکل این روش استفاده کمتر شناخته شدن آن است که باید به اعضای تیم روش استفاده از این برنامه را آموزش دهید تا Gantt Chart فراگیر شود. این ابزار قطعاً یکی از بهترین ها برای برنامه ریزی و مدیریت تقویم پروژه با برنامه تحت وب است.
اگر از کاربران گوگل کروم برای وب گردی هستید، به شما پیشنهاد می کنیم ۸ افزونه محبوب Task Manager برای مدیریت کارها در گوگل کروم جهت استفاده بهینه تر از این مرورگر را مطالعه نمایید.
نرم افزار مدیریت پروژه رایگان Asana
از دیگر برنامه های کاربردی در بحث مدیریت پروژه با برنامه تحت وب می توان به برنامه Asana اشاره کرد. نشان دادن همه کارهای تیم در یک تقویم، مرتب سازی وظایف، مشاهده روند پیشرفت و همگام سازی با تقویم گوگل، iCal و Outlook و.. از امکاناتی است که این ابزار در اختیار شما قرار می دهد تا مدیریت زمان پروژه را به بهترین نحو انجام دهید.
Asana در سازماندهی تقویم برای سرمقاله، رسانه های اجتماعی، کمپین های تبلیغاتی و.. استفاده می شود. همینطور می توانید چند پروژه را در یک تقویم هم اضافه کنید و روند اجرای آن را مرحله به مرحله ببینید. امکان دیدن زمان کلی پروژه و خروجی برای چاپ گزارش هم در این برنامه موجود می باشد و قابل استفاده برای کاربران است. این برنامه هم کامل بود و بسته به سلیقه خود می توانید از یکی از این ابزار ها متناسب با شرایط خود استفاده کنید.
نظرات و پیشنهادات شما؟
امروز در انزل وب به آموزش راه ها و برنامه های ساخت تقویم پروژه رایگان پرداختیم. شما از چه روشی استفاده می کنید و نظرتان راجب آن چیست؟ در صورتی که در مورد مطلب امروز پیشنهاد و انتقادی دارید یا ذکر نکاتی که در مطلب ذکر نشده اند، می توانید به همراه تجربیات خود در دیدگاه این پست با ما در میان بگذارید.
