آموزش کامل تصویری کار با اوت لوک (Outlook) : راه اندازی ایمیل ، تنظیمات و..

شما علاوه بر استفاده از سرویس جیمیل گوگل میتوانید از برنامه اوت لوک مایکروسافت برای ایجاد و مدیریت ایمیل های خود استفاده کنید. در آموزش امروز انزل وب ما قصد دارید آموزش کامل تصویری کار با اوت لوک (Outlook) ، راه اندازی ایمیل ، تنظیمات آن و.. را به شما کابران گرامی ارائه دهیم.

آموزش تصویری استفاده از مایکروسافت اوت لوک Outlook

The Beginner’s Guide to Microsoft Outlook

برنامه اوت لوک (Outlook) یکی از برنامه های بسیار مهم سازانی است که نه تنها کار با ایمیل ها را راحت می کند بلکه شما می توانید از طریق آن به تقویم، کارها، مخاطبین و غیره دسترسی پیدا کنید. یک شرکت می تواند اوت لوک را به سرور Exchange وصل کند و با هر کسی که بخواهد کتابچه آدرس و تقویم را به اشتراک بگذارد، اوت لوک یک ابزار عالی برای همکاری سطح سازمانی است.

متاسفانه اکثر افراد سرور Exchange را در خانه خود نصب نمی کنند و احتمالا حتی نمی دانند که سرور Exchange چیست. اما با این وجود توابع اوت لوک به خوبی در کامپیوترهای خانگی کار می کنند و همه قابلیت هایی که یک ابزار قدرتمند ارائه می دهند مانند ایمیل، کارها، قرار ملاقات، کتابچه آدرس و غیره را فراهم می کند.

آموزش تنظیمات و راه اندازی Outlook 2013 ,2007

قبلا آموزش تصویری ساخت ایمیل یاهو ، جیمیل گوگل ، اوت لوک و آی کلود را به شما اراه دادیم، برای راه اندازی برنامه اوت لوک خود، روی آیکن برنامه اوت لوک ۲۰۰۷ یا ۲۰۱۳ و .. کلیک کنید.

دکمه Next را کلیک کنید.

اطلاعات اکانت اوت لوک خود را وارد کنید. بعد از اینکه نام و پسورد و آدرس ایمیل خود را وارد کردید روی دکمه Next کلیک کنید.

در آخر روی Finish کلیک کنید.

اگر در همان ابتدا اکانت خود را وارد نکرده اید می توانید از داخل منوی فابل این کار را انجام دهید. برای اضافه کردن اکانت اوت لوک خود به منوی یا سربرگ File بروید و Info را انتخاب کنید.

Microsoft Exchange,POP3,IMAP or HTTP را انتخاب کنید. در بخش Account Information روی Add Account کلیک کنید.

نام و آدرس ترجیح داده خود را وارد کنید.

پسورد خود را وارد کنید و روی Next کلیک کنید.

روی Finish کلیک کنید.

نحوه ارسال ایمیل در اوت لوک

در منو یا سربرگ Home روی New Email کلیک کنید یا دکمه های میانبر CTRL+SHIFT+M صفحه کلید خود را با هم فشار دهید.

در فیلد Subject عنوان ایمیل خود را تایپ کنید.

در فیلد To آدرس ایمیل دریافت کننده ایمیل را وارد کنید. اگر می خواهید به چند نفر ایمیل ارسال کنید با , یا سمیکالن نام دریافت کننده را جدا کنید.

در کادر سفید متن ایمیل خود را وارد کنید کنید و روی دکمه Send کلیک کنید.

نحوه پاسخ به ایمل ها و فوروارد آنها در اوت لوک

وقتی که شما ایمیل خود را در اوت لوک باز می کنید دکمه Forward و Reply را مشاهده خواهید کرد.

علاوه براین شما با کلیک روی سربرگ Home می توانید Reply، Reply All یا Forward را انتخاب کنید. با انتخاب Reply شما می توانید به فرستنده ایمیل پاسخ دهید و با انتخاب Reply All می توانید تمام نسخه های ایمیل را ارسال کنید. با انتخاب گزینه Forward  شما می توانید کل محتوای موجود در ایمیل را به یک یا چند دریافت کننده فوروارد کنید.

در کادر سفید پیغام خود را وارد کنید.

در فیلد To آدرس دریافت کننده ایمیل را وارد کنید. در صورتی که می خواهید ایمیل را به چند نفر بفرستید نام دریافت کننده ها را با سمیکالن جدا کنید. اما تفاوت BCC و CC در ایمیل چیست و چه زمانی باید از آنها استفاده کرد؟

روی Send کلیک کنید.

روش اضافه کردن فایل، عکس و.. به ایمیل اوت لوک

ایمیلی که می خواهید فایلی را به آن الحاق کنید را باز کنید.

به سربرگ Message بروید و Attach File را انتخاب کنید.

فایل مورد نظر خود را انتخاب کنید.

روی Insert کلیک کنید.

آموزش اضافه کردن امضاء به ایمیل اوت لوک

قبلا در انزل وب نحوه اضافه کردن امضا شخصی به ایمیل در یاهو ، جیمیل و اوت لوک را به شما آموزش دادیم در اینجا به طور خلاصه نحوه اضافه کردن امضاء را توضیح خواهیم داد. به سربرگ Message بروید و Signature را انتخاب کنید.

Signatures را انتخاب کنید و بعد New را کلیک کنید.

نام امضای خود را وارد کنید و روی OK کلیک کنید.

در کادر Edit signature پیغامی که می خواهید همراه با امضاء باشد را تایپ کنید.

روی OK کلیک کنید و بعد Choose default signature را انتخاب کنید.

اکانت ایمیل اوت لوک خود انتخاب کنید و بعد امضای خود را انتخاب کنید.

زمانبندی تقویم جلسات در Outlook

به سربرگ Home بروید و New Appointment را انتخاب کنید یا از دکمه های میانبر CTRL + Shift + A استفاده کنید.

در کادر Subject توضیحات جلسات خود را وارد کنید.

در کادر Location محل جلسه را تایپ کنید.

زمان شروع و پایان جلسه را وارد کنید.

در سربرگ Appointment روی Save and close کلیک کنید.

نحوه ایجاد و اضافه کردن مخاطبین

به سربرگ Home بروید و New Contact را انتخاب کنید یا دکمه های CTRL + Shift + C را فشار دهید.

نام مخاطب و سایر اطلاعات مهم مخاطبین را وارد کنید.

روی Save and close کلیک کنید.

نحوه ایجاد یادداشت ها در اوت لوک

سربرگ Home را کلیک کنید و New Note را انتخاب کنید یا دکمه های CTRL + Shift + N را کلیک کنید.

شروع به تایپ یادداشت کنید. یادداشت ها به طور خودکار ذخیره خواهند شد.

یادداشت را به هر جایی از دسکتاپ خود درگ کنید.

یا روی علامت ضربدر کلیک کنید و آن را ببندید.

پرینت ایمیل ها در اوت لوک

ایمیلی را که می خواهید پرینت بگیرید را در اوت لوک باز کنید.

به منوی File بروید و Print را انتخاب کنید.

در صفحه تنظیمات پرینت، پرینتر، استایل فونت، حاشیه، سرصفحه و غیره را مشخص کنید.

روی Print کلیک کنید.

آموزش نصب و راه اندازی Outlook 2013 ، ۲۰۱۶ و..

وقتی که شما برای اولین بار وارد برنامه Outlook می شوید صفحه ای مانند زیر را مشاهده خواهید کرد، روی Next کلیک کنید.

در اینجا از شما سوال می شود که آیا می خواهید اکانت خود را تنظیم کنید؟ در اینجا ما Yes را انتخاب می کنیم و به مرحله بعد می رویم.

اگر روی NO کلیک کنید پیغام هشداری مانند زیر مشاهده خواهید کرد.

مثل قسمت بالا اکانت خود را تنظیم کنید. نام، آدرس ایمیل و پسورد خود را وارد کنید و یا گزینه Manually را کلیک کنید و روی دکمه Next کلیک کنید.

اوت لوک تلاش می کند مراحل راه اندازی اکانت شما را کامل کند. منتظر بمانید تا در کنار لیست تیک های سبز ایجاد شود.

اما اگر گزینه Manually را انتخاب کرده باشید صفحه ای مانند زیر برای شما ظاهر می شود که در اینجا گزینه اول را انتخاب می کنیم.

اطلاعات اکانت خود را وارد کنید.

بعد از اضافه شدن اکانت می توانید برای مدیریت اکانت خودت وارد سربرگ File شوید و Account Settings و مجددا Account Settings را انتخاب کنید.  در اینجا شما می توانید اکانتی جدید اضافه کنید و یا اکانت ها را حذف و یا تعمیر کنید.

آموزش کار با اوت لوک ۲۰۱۳ ، ۲۰۱۶ و ..

مایکروسات مجموعه برنامه آفیس خود را برای کارهای خاص طراحی کرده است به طور مثال برنامه ورد برای ایجاد اسناد متنی است، اکسل برای ایجاد صفحات گسترده است، پاورپوینت برای ایجاد فایل های ارائه است و برنامه اوت لوک برنامه ارسال و دریافت ایمیل است. وقتی که شما برنامه اوت لوک را نصب می کنید و آن را باز می کنید با صفحه پیش فرض اوت لوک مواجه خواهید شد. در بالای این صفحه شما ریبون قرار گرفته است که برای صرفه جویی در فضای صفحه مخفی شده است.  اگر می خواهید ریبون را نمایش دهید و یا پنهان کنید از دکمه های CTRL+F1 استفاده کنید.

اگر روی قسمتی از منو کلیک کنید ریبون نمایش داده می شود و شما می توانید ابزارها را انتخاب کنید. علاوه بر این روش شما می توانید روی علامت سنجاق که در قسمت پایین سمت راست ریبون وجود دارد کلیک کنید و ریبون را نمایش و یا پنهان کنید.

در سمت چپ پنجره که در عکس زیر مشخص شده است شما آیکن های Inbox, Calendar, People, Tasks و غیره را مشاهده کنید.

اگر شما روی فلش بالایی کلیک کنید پنل باز می شود و شما می توانید پوشه ها را به حالت درختی مشاهده کنید.

به طور مشابه اگر شما روی آیکن تقویم کلیک کنید پنل تقویم به شما نمایش داده خواهد شد.

و اگر روی سه نقطه کلیک کنید شما به مدهای اوت لوک دسترسی پیدا خواهید کرد.

آموزش کار با نرم افزار اوت لوک ۲۰۱۶ ، ۲۰۱۳ و..

همانطور که در اینجا یشاهده می کنید منوهای کرکره ای دیگر وجود ندارند و تبدیل به سربرگ شده اند. در نوار ریبون سربرگ ها و گروه ها وجود دارند که در هر گروه ابزار خاصی وجود دارد. به طور مثال همانطور که در شکل زیر مشاهده می کنید در سربرگ Home شما می توانید همان گزینه New Email، Reply ، Reply All و Forward را که قبلا در مورد آن بحث کردیم را مشاهده کنید.

و در تصویر زیر شما سربرگ Send/Receive را مشاهده می کنید که شامل توابعی مانند Send All برای ارسال چند ایمیل، Send/Receive All Folders برای ارسال و دریافت تمام پوشه ها، Update Folder برای بروزرسانی پوشه ها، Mark to Download علامت گذاری برای دانلود، Unmark to Download علامت گذاری نکردن برای دانلود، Show Progress نمایش میزان پیشرفت، Cancel All برای کنسل کردن تمام موارد و غیره است.

در سربرگ Folder شما کارهایی مانند ایجاد پوشه جدید، کپی پوشه، پاک کردن پوشه، انتقال پوشه، تغییر نام پوشه، علامت گذاری به عنوان خوانده شده، مرتب سازی پوشه ها براساس حروف الفبا، پوشه علاقمندی ها و غیره را مشاهده خواهید کرد.

در سربرگ VIEW شما کارهایی که به نمایش پنجره ها (رنگ ها، چیدمان، ویو فعلی، طرح بندی) مربوط می شود را مشاهده می کنید.

در آخر پیشنهاد می کنیم از ۶ روش تغییر تنظیمات فونت فارسی و انگلیسی پیش فرض ایمیل یاهو، جیمیل، اوت لوک و.. استفاده کنید.

نظرات و پیشنهادات شما؟

به طور کلی برنامه اوت لوک برنامه ای وسیع است و در یک پست همه مطالب جا نمی گیرند. هدف این پست آموزش و معرفی مقدماتی اوت لوک بود. نظرات و پیشنهادات خود را در مورد آموزش ساخت ایمیل در اوت لوک در بخش دیدگاه زیر با ما در میان بگذارید.