در لپ تاپ کار خود این موارد را نگه ندارید! امنیت شما در خطر می افتد!

لپ تاپ 💻 کار شما باید برای استفاده حرفه ای باشد نه ذخیره سازی شخصی.

نگهداری داده های حساس و برنامه های غیرمجاز، می تواند امنیت لپ تاپ، حریم خصوصی و حتی شغل شما در معرض خطر قرار دهد. در این مطلب از انزل وب، به شما خواهیم گفت که در لپ تاپ کار خود این موارد را نگه ندارید زیرا امنیت شما در خطر می افتد.

چیزهایی که نباید در لپ تاپ کار خود نگه دارید

Things you Shouldn’t Keep on your Work Laptop

به طور خلاصه برای افزایش امنیت لپ تاپ کاری، مواردی چون عدم نگهداری فایل خصوصی و غیرمجاز و… را انجام دهید. در ادامه جزییات و موارد بیشتری را ارائه می کنیم.

۱- عکس و فیلم خصوصی

عکس ها و ویدیوهای شخصی، بسیار خصوصی هستند، بنابراین برای افزایش امنیت، هرگز نباید آنها را در لپ تاپ کاری خود ذخیره کنید. زیرا اگر دستگاهتان را بدون مراقبت رها کنید، همکاران شما می توانند به اطلاعات شخصی شما دسترسی پیدا کنند. همچنین ممکن است مدیران IT به نظارت بر فایل‌ های شما دسترسی داشته باشند، یا اینکه این احتمال وجود دارد که هنگام همکاری در یک پروژه تیمی به‌ طور تصادفی آنها را فاش کنید.

در عوض، باید عکس‌ های خود را در تلفن یا درایو خارجی ذخیره کنید. اگر این امکان پذیر نیست و به یک جایگزین امن نیاز دارید، از یک سرویس ذخیره سازی ابری شخصی مانند OneDrive استفاده کنید. برای محافظت از حریم خصوصی خود، همیشه باید فایل های خود را رمزگذاری کنید تا حتی اگر شخصی به آن دسترسی پیدا کند، نتواند آنها را مشاهده کند.

اگر به هر دلیل قرارداد شما فسخ شود، لپ تاپ، اولین چیزی است که از شما می خواهند. و اگر حق مدیریت از راه دور داشته باشند، فورا لپ تاپ شما را قفل می کنند. اگر آن را پس بگیرند نیز تمام اطلاعات شما را پاک می کنند. حتی بدتر از آن، اگر از شرکت به هر دلیلی شکایت شود، فایل های شخصی شما در اختیار بازرسان قرار خواهد گرفت.

۲- افزایش امنیت لپ تاپ با عدم نگهداری محتوای غیرقانونی و دارای حق کپی رایت

داشتن نرم‌ افزار، فیلم، موسیقی یا سایر محتوای دارای حق کپی رایت در لپ‌ تاپ کاری شما می‌ تواند عواقب جدی برای شما و شرکت شما داشته باشد. در صورت دستگیری، ممکن است با اقدامات انضباطی یا حتی فسخ قرارداد به دلیل نقض سیاست های شرکت مواجه شوید. اگرچه نادر است، اما شرکت شما نیز ممکن است با مشکلات قانونی مواجه شود.

محتوای دارای حق کپی راست، ریسک بالاتری برای بدافزار دارد که می تواند کامپیوتر شما را آلوده کند. این می تواند داده های شرکت را به خطر بیندازد و برای مدیران IT مشکل ایجاد کند. بنابراین باید مراقب آنچه دانلود می کنید، باشید، به ویژه اگر لپ تاپ از طرف شرکت به شما داده شده است.

۳- کار آزاد یا پروژه های شخصی

در صورتی که داده های غیر مرتبط با کار، مانند پروژه های شخصی یا کار آزاد دارید، ممکن است سرپرست IT به آن ها دسترسی پیدا کند و اینگونه تصور کنند که شما در ساعات کاری شرکت روی این پروژه‌ ها کار می‌ کنید. علاوه بر این، ترکیب داده های شخصی و کاری می تواند مشکلات مدیریتی ایجاد کند و خطر افشای ناخواسته اطلاعات محرمانه را در اختیار شخص اشتباهی افزایش دهد.

بنابراین برای محافظت از اطلاعات لپ تاپ کاری، باید پروفایل کاربری یا محیط مجازی جداگانه ای را روی لپ تاپ خود راه اندازی کنید یا از دستگاه دیگری برای کارهای شخصی و کاری استفاده کنید.

۴- سوابق پزشکی محرمانه

سوابق پزشکی شما، از جمله بیماری‌ های گذشته، نسخه‌ ها و نتایج آزمایش‌ ها، بسیار حساس هستند و باید خصوصی باقی بمانند. اگر یک همکار، مدیر فناوری اطلاعات یا هر فردی در محل کار شما به آن دسترسی پیدا کند، ممکن است مشکلاتی ایجاد کند (ممکن است علیه شما از آن استفاده کنند، بر حق بیمه تاثیر بگذارند یا حتی از اطلاعات سوء استفاده کنند).

اگر وضعیت شما می‌ تواند بر روی کار اثر بگذارد، مانند نگرانی‌ های مربوط به سلامت روان، اما شما همچنان انتظارات شغل خود را برآورده می‌ کنید، کارفرمای شما با اطلاع از آن می‌ تواند شغل شما را در صورت کوچک‌ سازی شرکت و کم کردن نیروها در آینده در معرض خطر قرار دهد. برای جلوگیری از این مشکلات احتمالی، همیشه باید سوابق پزشکی خود را در یک دستگاه ایمن و شخصی ذخیره کنید.

۵- برنامه های غیرمجاز

نصب نرم‌ افزارهای غیرمجاز، حتی اگر به صورت قانونی به دست آمده باشند، می‌ تواند مشکلاتی را ایجاد کند. اگر شرکت شما اجازه نصب آن ها را نمی‌ دهد، انجام این کار خط‌ مشی‌ های شرکت را نقض می‌ کند و می‌ تواند شغل شما را در معرض خطر قرار دهد. همچنین این برنامه ها ممکن است فاقد امنیت باشد واطلاعات محرمانه شرکت را در معرض خطر قرار دهد.

بنابراین، همیشه باید از نرم افزارها و برنامه های کاربردی مورد تایید بخش IT شرکت خود استفاده کنید. اگر به ابزار خاصی برای کار خود نیاز دارید، قبل از نصب آن بر روی سیستم خود درخواست اجازه کنید. اگر می خواهید برنامه ای را تست کنید، قبل از درخواست تایید برای نصب، ابتدا آن را روی کامپیوتر شخصی خود امتحان کنید.

۶- ایمیل و پیام شخصی

ذخیره ایمیل ها یا ارتباطات شخصی در لپ تاپ کاری شما می تواند شما را در معرض خطرات حفظ حریم خصوصی قرار دهد. این نه تنها می‌ تواند خط‌ مشی‌ های شرکت را نقض کند و اعتبار شما را به خطر بیندازد، بلکه می تواند حواس شما را از کار پرت کند و روی بهره وری شما تاثیر منفی بگذارد. به همین دلیل، برای جلوگیری از این مشکلات، باید از لپ‌تاپ کاری خود برای ارتباطات مرتبط با کار استفاده کنید. اگر لازم است گاهی اوقات پیام های شخصی را در ساعات کاری بررسی کنید، از حالت Private Browsing استفاده کنید و اطلاعات ورود خود را ذخیره نکنید. همچنین، همیشه به یاد داشته باشید که پس از استفاده از اکانت های شخصی خود، از آن خارج شوید.

۷- فونت و دارایی بدون مجوز

ذخیره و نگداری فونت‌ ها، تصاویر یا دارایی‌ های دیجیتال بدون مجوز بر روی لپ‌ تاپ کاری‌ شما ممکن است به نظر مهم نباشد. اما استفاده از این دارایی‌ ها در کارهای رسمی شرکت، مانند تبلیغات یا کمپین‌ های بازاریابی، می‌ تواند شرکت شما را در معرض ادعاهای نقض حقوق کپی‌ رایت و جریمه‌ قرار دهد و به اعتبار آن آسیب برساند. برای جلوگیری از این امر، اطمینان حاصل کنید که فونت‌ ها، تصاویر یا دارایی‌ هایی که دانلود می‌ کنید دارای مجوز مناسب هستند.

اگر برای پروژه‌ ای به عکس مجوزدار نیاز دارید، باید بررسی کنید که آیا شرکت شما دارای یک کتابخانه دارای مجوز است یا اشتراک خدماتی مانند Adobe Fonts، Shutterstock یا Google Fonts است. در غیر این صورت، از هوش مصنوعی (بسته به خط مشی شرکت خود) یا منابع رایگان استفاده کنید.

۸- جزییات مالی شخصی

برخی از شرکت ها از خدمات پشتیبان گیری خودکار ابری برای ذخیره فایل های مربوط به کار استفاده می کنند. اگر سوابق مالی شما، مانند صورت‌ حساب‌ های بانکی، جزئیات کارت اعتباری، اسناد مالیاتی و … را در لپ‌ تاپ کاری ذخیره می کنید، ممکن است در سرور شرکت آپلود شوند و  اطلاعات مالی شما را در معرض دید دیگران قرار دهند. همچنین اگر لپ تاپ کاری شما به دلیل هک اطلاعات در سراسر شرکت به خطر بیفتد، جزئیات مالی شما ممکن است در دست افراد اشتباه قرار گیرد و منجر به زیان مالی احتمالی شود. به همین دلیل، باید از ذخیره اطلاعات مالی خود در لپ تاپ کاری اجتناب کنید و همیشه هنگام بازدید از وب سایت های مالی از حالت Private Browsing استفاده کنید.

۹- اسناد سیاسی یا مذهبی

صرف نظر از اعتقادات سیاسی یا مذهبی خود، باید آنها را خصوصی نگه دارید. هرگز آنها را روی لپ تاپ کاری خود ذخیره نکنید، حتی اگر شرکت شما موضعی خنثی در مورد این موضوعات داشته باشد. اگر آنها را افشا کنید، دیگران ممکن است در مورد باورهای شما قضاوت کنند که رفتار یا نگرش آنها را نسبت به شما شکل می دهد.

همچنین اگر ذخیره چنین داده‌ هایی در دستگاه شما با خط‌ مشی‌ های شرکت مغایرت داشته باشد و رئیس یا سرپرست فناوری اطلاعات شما آن را کشف کند، ممکن است اینگونه فرض کنند که از دستگاه خود برای امور شخصی خارج از محل کار استفاده می‌ کنید. این می‌ تواند به اعتبار شما آسیب برساند. به همین دلیل، از دانلود یا انتقال هر گونه داده ای که می تواند باورهای شما را برای همکاران، مدیران فناوری اطلاعات یا رئیستان فاش کند، خودداری کنید.

۱۰- ذخیره رمزهای عبور در مرورگر

Password Manager در مرورگر شما می‌ تواند جزئیات ورود شما را با هر جایی که حسابتان وارد شده است همگام‌ سازی کند. به همین دلیل مهم است که در مرورگری که برای کار استفاده می‌ کنید به اکانت Edge، Chrome، Brave یا Firefox وارد نشوید. اگر محل کار شما دارای Password Manager برای خدمات کاری ضروری است، آن را به‌ عنوان برنامه یا افزونه مرورگر نصب کنید، اما اجازه ندهید مرورگر شما هیچ یک از رمزهای وارد شده را ذخیره کند.

۱۱- استفاده دوستان و خانواده از لپ تاپ کاری

بدیهی است که به دوستان یا خانواده خود اجازه دهید که از لپ تاپ شما برای انجام کار خود استفاده کنند. اما زمانی که دستگاه شما، یک لپ تاپ کاری است، موضوع فرق می کند. زیرا شما مسئول هر اتفاقی در آن دستگاه هستید. حتی اگر آن ها اطلاعات شرکت را نبینند یا فایل ها را به صورت تصادفی حذف کنند، استفاده از آن لپ تاپ توسط هر کسی غیر از شما می‌ تواند نقض مقررات حفاظت از داده‌ ها باشد. این ممکن است شرکت شما را با مشکل قانونی مواجه کند، و اگر چنین است، شما نیز مسئول هستید.

اگر قرار نیست به کسی اجازه دهید از لپ تاپ شما استفاده کند، مطمئن شوید که در صورت خروج از خانه، حتی زمانی که در خانه هستید، صفحه را قفل کنید و هرگز آن را بدون مراقبت در یک مکان عمومی رها نکنید.

۱۲- خاموش کردن نرم افزارهای نصب شده توسط شرکت

لپ تاپ کاری متعلق به کارفرما می باشد و مهم است که با آن مانند دستگاه خود رفتار نکنید. این دارایی شما نیست و نرم افزارها و برنامه های نصب شده روی آن نیز متعلق به شرکتی است که در آن کار می کنید. برای جلوگیری از هک، هرگز هیچ یک از ویژگی‌ های امنیتی، از جمله قفل صفحه یا پسوردهای ورود را غیرفعال نکنید. ایده خوبی است که در صورت امکان از Windows Hello برای ورود به سیستم بیومتریک استفاده کنید تا شما تنها فردی باشید که می توانید به آن دستگاه دسترسی داشته باشید. همچنین حتی اگر چند دقیقه از لپ تاپ دور می شوید، آن را قفل کنید.

۱۳- انجام بازی

ممکن است وسوسه شوید که بازی های مرورگر را زمانی که کاری در محل کار ندارید، انجام دهید. اما بهتر است این کار را انجام ندهید و اگر در طول ساعات کاری، چیزی برای انجام دادن ندارید، ایده خوبی است که بپرسید آیا کاری هست که در آن کمک کنید.

۱۴- مرور شبکه های اجتماعی

باید با لپ تاپ کاری خود طوری رفتار کنید که انگار همیشه تحت نظارت است و این به معنای عدم استفاده از شبکه های اجتماعی است. مگر اینکه شغل شما در واقع مدیریت شبکه های اجتماعی باشد. حتی توصیه می شود که از برنامه‌ های شبکه های اجتماعی در تلفن شخصی‌ تان در طول ساعات کاری استفاده نکنید.

۱۵- فرض کنید ترافیک اینترنت شما تحت نظارت است

به احتمال زیاد، کارفرمای شما، ترافیک اینترنت شما را کنترل می کند. حتی اگر از VPN نیز استفاده کنید باز هم امکان مشاهده رفتارهای مرور شما وجود دارد. حتی اگر کارفرمای شما اهمیت زیادی به عادت های مرور شما نمی‌ دهد، باز هم بهتر است از انجام هر گونه کار شخصی در لپ تاپ کاری خود اجتناب کنید.

۱۶- بایگانی اسناد کار قدیمی

اسناد قدیمی مرتبط با کار را به یک فضای ذخیره سازی ابری منتقل کنید. برای اینکار می توانید از ابزارهایی مانند OneDrive، Google Drive یا درایو داخلی شرکت خود برای ذخیره فایل های قدیمی و سازماندهی آنها در پوشه ها بر اساس پروژه استفاده کنید.

۱۷- فقط اطلاعات محرمانه مربوط به کار را نگه دارید

توصیه می شود که فقط اسناد و فایل های مربوط به کار و شغل خود را در لپ تاپ کاری ذخیره کنید. از رمزگذاری برای فایل های کاری محرمانه استفاده کنید. همچنین مطمئن شوید که پوشه حاوی این فایل‌ ها دارای محدودیت‌ های دسترسی است که توسط تیم فناوری اطلاعات شما تعیین شده است. می توانید از ابزارهایی مانند VeraCrypt و BitLocker (ویندوز) یا FileVault (Mac) برای رمزگذاری استفاده کنید.

۱۸- تاریخچه مرور، کش و کوکی ها را پاک کنید

برای اینکه داده های حساس ذخیره نشوند، تاریخچه مرور، کش و کوکی ها را پاک کنید. در کروم، به مسیر Settings > Privacy and Security > Delete Browsing Data بروید.

سوالات متداول

جمع بندی

مهم ترین چیزی که باید همیشه هنگام استفاده از لپ تاپ کاری خود به خاطر بسپارید این است که در واقع مال شما نیست. هیچ یک از برنامه ها متعلق به شما نیست، اما تمام مسئولیت کارهایی که روی آن لپ تاپ انجام می شود با شماست. بنابراین آن را نزدیک و ایمن نگه دارید و فقط برای کارهایی که باید در محل کار انجام دهید استفاده کنید.

نظرات و پیشنهادات شما؟

در این مطلب به این موضوع پرداختیم که در لپ تاپ کار خود چه مواردی را نگه ندارید زیرا امنیت شما در خطر می افتد. با دنبال کردن این مراحل، از داده‌ های کاری حساس و حریم خصوصی محافظت کنید. اگر شما نکته دیگری در زمینه امنیت لپ تاپ کاری می دانید، آن را با ما و دیگران در بخش نظرات این پست به اشتراک بگذارید.