ویدئو کنفرانس سازمانی ؛ انواع، لیست کامل تجهیزات، راهنما برگزاری

ویدئو کنفرانس سازمانی نوعی ویدئو کنفرانس ویژه برگزاری جلسات کاری و تجاری به صورت انلاین در سازمان هایی است که مدیران، کارکنان، مشتریان و سایر اعضای آن در مکان های مختلف حضور دارند.

ویدئو کنفرانس رومیزی، اتاق جلسات، تله پرزنس، سخت افزاری، نرم افزاری و ترکیبی از انواع این شیوه برگزاری جلسات آنلاین هستند که می توانید بسته به نیاز شرکت خود از میان آن ها انتخاب کنید. در ادامه این مطلب راهنمای کاملی درباره اینکه ویدئو کنفرانس سازمانی چیست، چه تفاوتی با ویدئو کنفرانس معمولی دارد، چه انواعی دارد، برای برگزاری آن به چه تجهیزاتی نیاز است و برای راه اندازی این نوع جلسات باید چه مراحلی را طی کنید ارائه کرده ایم.

ویدئو کنفرانس سازمانی چیست؟

منظور از ویدئو کنفرانس سازمانی برگزاری جلسات آنلاین صوتی و تصویری با استفاده از تجهیزات ویدئو کنفرانس در سازمان ها و شرکت هاست که به مدیران، کارکنان، شعب، مشتریان و افراد خارج از مجموعه اجازه می دهد از مکان های مختلف در یک جلسه کاری مشترک حضور داشته باشند.

تفاوت ویدئو کنفرانس سازمانی با ویدئو کنفرانس معمولی

مهم ترین تفاوت های ویدئو کنفرانس سازمانی با ویدئو کنفرانس معمولی عبارت اند از:

1. در محیط های سازمانی ممکن است چندین اتاق جلسه، صدها یا هزاران کاربر و حتی چندین دفتر یا شعبه به سیستم متصل باشند. در نتیجه سیستم باید بتواند برای تمام افراد تجربه ای یکسان و بدون مشکل از حضور در جلسه خلق کند.
2. جلسات ویدئو کنفرانس سازمانی به بررسی و مدیریت مداوم وضعیت سیستم نیاز دارند. مسئول IT شرکت باید وضعیت دوربین، نمایشگر و میکروفون ها را همراه با کیفیت تماس و شبکه بررسی کند و تنظیمات لازم را از راه دور انجام دهد تا همه افراد تجربه ای یکسان از جلسه داشته باشند.
3. سطح دسترسی کاربران و امنیت اطلاعات در جلسات ویدئو کنفرانس سازمانی اهمیت زیادی دارد و شرکت باید سیاست های مشخصی برای مدیریت این موارد تعیین و اجرا کند.
4. ویدئو کنفرانس سازمانی برخلاف ویدئو کنفرانس معمولی یک تماس مستقل نیست؛ بلکه برای برگزاری آن تقویم سازمان بررسی شده، محل برگزاری جلسه در اتاق کنفرانس سازمان مشخص و سایر هماهنگی های مربوط به جلسه انجام می گیرد.
5. ویدئو کنفرانس سازمانی توسعه پذیر است؛ یعنی با رشد سازمان تجهیزات مورد استفاده در آن پیشرفته تر می شوند یا تعداد کاربرانی که در جلسات شرکت می کنند افزایش پیدا می کند.

انواع ویدئو کنفرانس سازمانی

ویدئو کنفرانس سازمانی را می شود بر اساس نحوه حضور و نوع سیستم به شرح زیر تقسیم بندی کرد:

انواع ویدئو کنفرانس سازمانی بر اساس نحوه حضور

انواع ویدئو کنفرانس سازمانی بر اساس نحوه حضور به سه نوع ویدئو کنفرانس رومیزی، ویدئو کنفرانس اتاق جلسات و ویدئو کنفرانس Telepresence تقسیم می شود:

ویدئو کنفرانس رومیزی (Desktop Video Conferencing)

ویدئو کنفرانس رومیزی نوعی ویدئو کنفرانس سازمانی است که برای استفاده فردی طراحی شده و در آن هر کارمند یا مدیر می تواند از هر مکانی که در آن حضور دارد با استفاده از کامپیوتر یا لپ تاپ شخصی خود وارد جلسه شود. این مدل ویدئو کنفرانس سازمانی گزینه مناسبی برای کارکنان، مدیران یا سایر افراد سازمان است که به طور مداوم در مکان های مختلف حضور دارند اما باید با سایر اعضای سازمان جلسات مشترک برگزار کنند.

ویدئو کنفرانس اتاق جلسات

ویدئو کنفرانس اتاق جلسات نوع دیگری از ویدئو کنفرانس سازمانی است که در آن چند نفر حاضر در یک اتاق یا سالن کنفرانس از یک سیستم صوتی و تصویری مشترک برای ارتباط با افرادی که خارج از اتاق یا سالن کنفرانس حضور دارند استفاده می کنند. ابعاد اتاق و تعداد شرکت کنندگان حضوری و آنلاین در جلسه دو فاکتور اساسی و مهم در نحوه برگزاری و انتخاب تجهیزات این مدل ویدئو کنفرانس سازمانی هستند. بیشتر سازمان هایی از این مدل استفاده می کنند که تمایل دارند اتاق یا سالن کنفرانس مشخصی را به فضایی دائمی و آماده برای برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس با شعب، کارکنان دورکار، مشتریان و سایر افراد تبدیل کنند.

ویدئو کنفرانس تله پرزنس Telepresence

ویدئو کنفرانس تله پرزنس پیشرفته ترین نوع ویدئو کنفرانس سازمانی بوده که هدف آن فقط برقراری تماس تصویری نیست بلکه تلاش می کند افراد حاضر در مکان های مختلف احساس کنند در یک اتاق و روبه روی یکدیگر نشسته اند. از این رو برای برگزاری این نوع ویدئو کنفرانس در جلسات سازمانی از نمایشگرهای بزرگ برای نمایش افراد در ابعاد نزدیک به واقعی، دوربین های باکیفیت و جانمایی شده برای ایجاد تماس چشمی طبیعی، صدای باکیفیت و جهت دار و همچنین طراحی هماهنگ میز، نور و آکوستیک اتاق استفاده می شود. این مدل بیشتر برای آن دسته از جلسات سازمانی مانند قراردادهای بزرگ بین المللی و پروژه های کلان که ارتباط چشمی و زبان بدن طرفین تأثیر بسزایی در نتیجه جلسه دارد، مناسب است.

انواع ویدئو کنفرانس سازمانی بر اساس نوع سیستم

انواع ویدئو کنفرانس سازمانی بر اساس نوع سیستم به سه دسته ی ویدئو کنفرانس سخت افزاری، نرم افزاری و ترکیبی به شرح زیر تقسیم می شود:

ویدئو کنفرانس سخت افزاری (Hardware-Based)

ویدئو کنفرانس سخت افزاری نوعی ویدئو کنفرانس ویژه برگزاری جلسات سازمانی است که برای برگزاری جلسات آنلاین به جای وابستگی اصلی به لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی کاربران، از تجهیزات اختصاصی مانند دوربین کنفرانس، میکروفون، بلندگو، نمایشگر و کدک ویدئو کنفرانس برای پردازش صدا و تصویر استفاده می کند. این تجهیزات معمولا به صورت دائمی در اتاق یا سالن کنفرانس نصب می شوند و متناسب با ابعاد فضا و تعداد شرکت کنندگان قابل انتخاب هستند. این نوع ویدئو کنفرانس سازمانی مدل مناسبی برای سازمان های دولتی و شرکت های بزرگ است.

ویدئو کنفرانس نرم افزاری (Software-Based)

ویدئو کنفرانس سازمانی نرم افزاری روشی برای برگزاری جلسات تصویری است که در آن، به جای استفاده از سیستم سخت افزاری اختصاصی ویدئو کنفرانس، ارتباط اصلی از طریق نرم افزار ویدئو کنفرانس سازمانی مانند نرم افزار ویدئو کنفرانس تروکانف برقرار می شود. کارکنان می توانند با لپ تاپ، کامپیوتر، تبلت یا موبایل خود و با استفاده از دوربین، میکروفون و اسپیکر دستگاه وارد جلسه شوند.

در بسیاری از این پلتفرم ها امکان ورود از طریق مرورگر و لینک جلسه نیز وجود دارد و کاربران می توانند علاوه بر ارتباط صوتی و تصویری از امکاناتی مانند اشتراک گذاری صفحه، چت و مدیریت شرکت کنندگان استفاده کنند. از این رو این مدل می تواند گزینه مناسبی برای تیم های دورکار، جلسات روزمره کارکنان و سازمان هایی باشد که افراد آن ها از مکان های مختلف در جلسات شرکت می کنند.

ویدئو کنفرانس ترکیبی (Hybrid)

ویدئو کنفرانس سازمانی ترکیبی مدلی است که در آن افراد حاضر در اتاق یا سالن کنفرانس با استفاده از تجهیزات حرفه ای مانند دوربین کنفرانس، میکروفون، بلندگو و نمایشگر در جلسه شرکت می کنند و هم زمان کارکنان، مشتریان یا اعضای شعب دیگر از طریق یک پلتفرم ویدئو کنفرانس و از راه دور به همان جلسه متصل می شوند.

در این مدل تجهیزات سخت افزاری سالن وظیفه دریافت و پخش باکیفیت صدا و تصویر را بر عهده دارند و پلتفرم نرم افزاری ارتباط میان افراد داخل سالن و شرکت کنندگان آنلاین را فراهم می کند. به همین دلیل ویدئو کنفرانس ترکیبی برای شرکت ها و سازمان هایی مناسب است که بخشی از افراد آن ها به صورت حضوری در اتاق جلسه حضور دارند و بخش دیگری از خانه، شعب دیگر یا حتی کشورهای مختلف در همان جلسه شرکت می کنند.

تجهیزات ویدئو کنفرانس سازمانی کدام اند؟ لیست کامل

از جمله تجهیزاتی که برای تجهیز سالن کنفرانس با هدف برگزاری ویدئو کنفرانس سازمانی نیاز دارید عبارت اند از:

• دوربین ویدئو کنفرانس
• میکروفون کنفرانس
• بلندگو سالن کنفرانس یا اسپیکرفون
• مانیتور کنفرانس
• کدک ویدئو کنفرانس
• نرم ویدئو کنفرانس سازمانی
• تجهیزات شبکه و اینترنت
• سیستم پردازش و میکس صدا
• کابل ها و تجهیزات اتصال

دوربین ویدئو کنفرانس

دوربین ویدئو کنفرانس وظیفه دریافت تصویر افراد حاضر در اتاق یا سالن و ارسال آن برای شرکت کنندگان آنلاین را بر عهده دارد. دوربین باید متناسب با ابعاد سالن، تعداد شرکت کنندگان و نحوه نشستن آن ها انتخاب شود تا افراد حاضر در جلسه به خوبی دیده شوند. در سالن های بزرگ می توان از دوربین های PTZ با قابلیت چرخش، تغییر زاویه و زوم یا از چند دوربین برای پوشش بهتر نقاط مختلف سالن استفاده کرد. زاویه دید و میزان زوم دوربین نیز از فاکتورهای مهمی هستند که باید متناسب با ابعاد و چیدمان سالن انتخاب شوند.

میکروفون کنفرانس

میکروفون کنفرانس جز اصلی سیستم کنفرانس بوده و صدای افراد حاضر در سالن را دریافت و برای شرکت کنندگان آنلاین ارسال می کند. تعداد و نوع میکروفون باید متناسب با تعداد افراد، ابعاد سالن و چیدمان میز انتخاب شود تا صدای تمام شرکت کنندگان با وضوح مناسب و حداقل نویز دریافت شود. جانمایی صحیح میکروفون ها نیز اهمیت زیادی دارد؛ زیرا فاصله نامناسب میکروفون از افراد می تواند روی کیفیت صدای دریافتی تأثیر بگذارد.

بلندگو سالن کنفرانس یا اسپیکرفون

بلندگوی سالن کنفرانس یا اسپیکرفون صدای شرکت کنندگان آنلاین را برای افراد حاضر در سالن پخش می کند. پوشش مناسب صدا در تمام نقاط سالن و جلوگیری از مشکلاتی مانند اکو و فیدبک، در انتخاب و طراحی این بخش اهمیت زیادی دارد. در اتاق های کوچک می توان از اسپیکرفون که میکروفون و بلندگو را در یک دستگاه ارائه می دهد استفاده کرد اما برای سالن های بزرگ تر استفاده از میکروفون و سیستم پخش صدای مجزا مناسب تر است.

مانیتور کنفرانس

مانیتور کنفرانس وظیفه نمایش تصویر افراد آنلاین و محتوای به اشتراک گذاشته شده مانند فایل ارائه یا صفحه کامپیوتر را بر عهده دارد. بسته به ابعاد سالن، تعداد شرکت کنندگان و فاصله افراد از نمایشگر می توان از یک یا چند تلویزیون، مانیتور یا نمایشگر بزرگ استفاده کرد. اندازه و محل قرارگیری نمایشگر باید به گونه ای باشد که افراد حاضر در نقاط مختلف سالن بتوانند تصویر و محتوای جلسه را به وضوح مشاهده کنند.

کدک ویدئو کنفرانس

کدک ویدئو کنفرانس یا سیستم پردازش ویدئو کنفرانس، در سیستم های سخت افزاری وظیفه پردازش و مدیریت صدا و تصویر و برقراری ارتباط سیستم ویدئو کنفرانس را بر عهده دارد. در برخی تجهیزات جدید کدک به صورت داخلی در دستگاه قرار گرفته است و نیازی به استفاده از یک دستگاه مجزا وجود ندارد.

نرم افزار ویدئو کنفرانس

نرم افزار ویدئو کنفرانس بستر اصلی ایجاد و مدیریت جلسه آنلاین است و امکان ارتباط صوتی و تصویری، دعوت افراد، اشتراک گذاری صفحه، چت و مدیریت شرکت کنندگان را فراهم می کند. نرم افزار ویدئو کنفرانس تروکانف (TrueConf) یکی از گزینه های موجود برای برگزاری ویدئو کنفرانس سازمانی است به خصوص برای سازمان هایی که امنیت و کنترل اطلاعات جلسات برای آن ها اهمیت دارد. این نرم افزار را می توان روی سرور داخلی سازمان راه اندازی کرد و ضمن استفاده از آن در شبکه داخلی بدون اینترنت، از قابلیت های مختلفی مانند اشتراک گذاری صفحه، چت، ضبط جلسه و مدیریت کاربران بهره برد.

تجهیزات شبکه و اینترنت

ارتباط میان سالن و شرکت کنندگان آنلاین از طریق شبکه انجام می شود؛ بنابراین اینترنت پایدار، پهنای باند مناسب و تجهیزات شبکه ای مانند روتر و سوئیچ برای جلوگیری از قطع ارتباط، تأخیر و افت کیفیت صدا و تصویر اهمیت دارند. در صورتی که جلسه در بستر شبکه داخلی سازمان برگزار شود، کیفیت و پایداری شبکه داخلی نیز مستقیماً بر عملکرد سیستم تأثیر می گذارد.

کابل و تجهیزات اتصال

برای اتصال دوربین، میکروفون، نمایشگر، کدک ویدئو کنفرانس، کامپیوتر و تجهیزات شبکه به یکدیگر از کابل ها و سایر تجهیزات اتصال استفاده می شود. بسته به طراحی سیستم و نوع تجهیزات، این اتصالات می توانند شامل کابل های HDMI، USB، شبکه و سایر رابط های صوتی و تصویری باشند. انتخاب نوع و طول مناسب کابل و طراحی صحیح مسیر کابل کشی نیز برای ایجاد ارتباط پایدار میان تجهیزات اهمیت دارد.

راهنما برگزاری ویدئو کنفرانس سازمانی

در صورتی که قصد دارید جلسات سازمانی خود را به صورت آنلاین و از طریق ویدئو کنفرانس برگزار کنید کافی است مطابق راهنمای زیر عمل کنید:

گام ۱: تعداد و نحوه حضور شرکت کنندگان را در جلسه مشخص کنید

اولین قدم برای برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس سازمانی این است که مشخص کنید چه تعداد از افراد قرار است به صورت آنلاین و چه تعداد به صورت حضوری در جلسه شرکت کنند. همچنین مشخص کنید جلسات فقط داخلی هستند یا مهمانان خارج از سازمان نیز در آن ها حضور دارند و نیازهای خود در طول جلسه، از اشتراک گذاری محتوا گرفته تا رأی گیری را فهرست کنید.

گام ۲: نوع ویدئو کنفرانس مناسب سازمان خود را انتخاب کنید

در این مرحله باید مشخص کنید چه نوع ویدئو کنفرانسی برای سازمان شما مناسب تر است. اگر شرکت کنندگان معمولاً در مکان های مختلف حضور دارند و هر فرد قرار است با لپ تاپ، کامپیوتر یا موبایل خود وارد جلسه شود، ویدئو کنفرانس نرم افزاری انتخاب مناسب تری است. اما اگر قرار است چند نفر در یک اتاق یا سالن کنفرانس جمع شوند و از طریق دوربین، میکروفون، بلندگو و سایر تجهیزات اختصاصی سالن با افراد حاضر در یک اتاق یا سالن دیگر ارتباط برقرار کنند، به ویدئو کنفرانس سخت افزاری نیاز خواهید داشت.

در صورتی هم که بخشی از شرکت کنندگان در یک سالن مجهز حضور داشته باشند و افراد دیگری به صورت مستقل از خانه، محل کار، سفر یا شعب مختلف با لپ تاپ و موبایل به همان جلسه متصل شوند، ویدئو کنفرانس ترکیبی گزینه مناسب تری برای سازمان شما خواهد بود.

گام ۳: تجهیزات ویدئو کنفرانس سازمانی را خریداری کنید

حال نوبت ان رسیده است که تجهیزات ویدئو کنفرانس را متناسب با ابعاد اتاق یا سالن، تعداد شرکت کنندگان و نحوه چیدمان آن ها انتخاب کنید. ابتدا دوربینی انتخاب کنید که میدان دید آن تمام افراد حاضر را پوشش دهد؛ در سالن های متوسط و بزرگ نیز قابلیت هایی مانند زوم اپتیکال، چرخش PTZ، تشخیص و دنبال کردن سخنران می تواند اهمیت بیشتری داشته باشد.

سپس میکروفون و سیستم صوتی را به گونه ای انتخاب کنید که صدای تمام شرکت کنندگان با وضوح مناسب دریافت و در تمام نقاط سالن به خوبی پخش شود. نمایشگر نیز باید از نظر اندازه و محل نصب متناسب با ابعاد سالن باشد تا افراد بتوانند شرکت کنندگان آنلاین و محتوای به اشتراک گذاشته شده را به راحتی مشاهده کنند.

در نهایت بسته به نوع سیستم ویدئو کنفرانس ممکن است به تجهیزاتی مانند کدک یا سیستم پردازش ویدئو کنفرانس و کنترلر جلسه نیز نیاز داشته باشید. بنابراین پیش از خرید تجهیزات، ابعاد سالن، تعداد افراد، شکل میز و فاصله شرکت کنندگان از دوربین، میکروفون و نمایشگر را مشخص کنید تا تجهیزات متناسب با نیاز واقعی سالن انتخاب شوند.

گام آخر: تجهیزات ویدئو کنفرانس خریداری شده را نصب کنید

در اخرین مرحله باید تجهیزات خریداری شده را در اتاق یا سالن کنفرانس نصب، به یکدیگر متصل و برای برگزاری جلسه آماده کنید. پس از نصب تجهیزات آن ها را به سیستم پردازش و شبکه سازمان متصل کرده و از پایداری و پهنای باند مناسب اینترنت اطمینان حاصل کنید. در ادامه نرم افزار ویدئو کنفرانس را راه اندازی کرده، کاربران و سطح دسترسی آن ها را تعریف و تنظیمات امنیتی موردنیاز برای ورود کاربران و مهمانان به جلسات را اعمال کنید. در پایان نیز ارتباط میان دوربین، میکروفون، بلندگو، نمایشگر، سیستم پردازش، نرم افزار و شبکه را بررسی کنید تا تمام اجزای سیستم به صورت هماهنگ با یکدیگر کار کنند.

جمع بندی

ویدئو کنفرانس سازمانی این امکان را به شما می دهد تا با سایر اعضای سازمان که در یک مکان حضور ندارند، جلسات کاری آنلاین برگزار کنید. این جلسات بسته به نحوه حضور شرکت کنندگان و نیازهای مجموعه می توانند به شکل های مختلفی برگزار شوند. برای برگزاری ویدئو کنفرانس سازمانی ابتدا باید نوع مناسب آن را مشخص کرده و سپس برای خرید، نصب و راه اندازی تجهیزات موردنیاز اقدام کنید. به خاطر داشته باشید آنچه کیفیت جلسات سازمانی را تضمین می کند، انتخاب نوع و تجهیزات مناسب و اجرای صحیح آن هاست.

نظر و تجربه شما چیست؟

آیا در سازمان یا شرکت خود از ویدئو کنفرانس سازمانی استفاده کرده اید؟ تجربه شما از انتخاب نوع سیستم، تجهیزات موردنیاز و کیفیت برگزاری جلسات آنلاین چطور بوده است؟ اگر در انتخاب دوربین، میکروفون، نمایشگر، نرم افزار یا راه اندازی ویدئو کنفرانس با چالش خاصی مواجه شده اید، تجربه و پیشنهاد خود را در بخش نظرات با ما و سایر کاربران به اشتراک بگذارید.