انتخاب نرمافزار حسابداری فقط به مقایسه چند قابلیت یا بررسی قیمتها محدود نمیشود.
نحوه دسترسی کاربران، تعداد شعب، زیرساخت فنی شرکت، شیوه پشتیبانگیری و حتی برنامه توسعه کسبوکار میتواند تعیین کند که نسخه آنلاین انتخاب بهتری است یا نرمافزار نصبی.
نرمافزارهای حسابداری آنلاین از طریق اینترنت و معمولاً داخل مرورگر اجرا میشوند؛ در مقابل، نسخههای نصبی روی سیستم یا سرور داخلی مجموعه قرار میگیرند. هر دو مدل میتوانند برای مدیریت خرید و فروش، هزینهها، درآمدها، موجودی کالا و تهیه گزارشهای مالی استفاده شوند، اما شرایط استفاده و نگهداری آنها یکسان نیست.
در ادامه، تفاوت این دو روش را براساس ۷ معیار مهم بررسی میکنیم تا بتوانید متناسب با ساختار کسبوکارتان تصمیم بگیرید.
تفاوت نرمافزار حسابداری آنلاین و نصبی چیست؟
در نسخه آنلاین یا ابری، نرمافزار و اطلاعات معمولاً روی زیرساخت ابری قرار دارند و کاربران از طریق اینترنت به سیستم متصل میشوند. به همین دلیل، استفاده از نرمافزار الزاماً به یک کامپیوتر یا محل مشخص محدود نیست.
در نسخه نصبی، نرمافزار روی کامپیوتر یا سرور مجموعه نصب میشود و کاربران معمولاً از طریق شبکه داخلی به آن دسترسی پیدا میکنند. در این روش، مدیریت سرور، شبکه، بهروزرسانیها و نسخههای پشتیبان بیشتر بر عهده خود شرکت است.
تفاوت کلی این دو مدل را میتوان بهصورت زیر خلاصه کرد:
| معیار | نسخه آنلاین و ابری | نسخه نصبی |
|---|---|---|
| شیوه دسترسی | از طریق اینترنت و مرورگر | از طریق سیستم یا شبکه داخلی |
| نیاز به سرور داخلی | معمولاً ندارد | ممکن است نیاز داشته باشد |
| دسترسی خارج از شرکت | سادهتر | نیازمند زیرساخت و تنظیمات بیشتر |
| نگهداری فنی | بیشتر بر عهده ارائهدهنده | بیشتر بر عهده شرکت |
| وابستگی به اینترنت | بیشتر | در شبکه داخلی کمتر |
| توسعه تعداد کاربران | معمولاً سریعتر | وابسته به ظرفیت زیرساخت |
| شیوه پرداخت | اشتراکی یا دائمی | معمولاً خرید دائمی |
اما برای انتخاب نهایی نباید فقط به این تفاوتهای کلی اکتفا کرد.
۱. محل فعالیت و نحوه دسترسی کاربران
اولین معیار، محل فعالیت حسابداران و مدیران است. اگر تمام امور مالی در یک دفتر و روی چند سیستم ثابت انجام میشود، نسخه نصبی میتواند پاسخگوی نیاز مجموعه باشد.
در مقابل، اگر شرکت چند شعبه دارد، مدیر خارج از محل کار گزارشها را بررسی میکند یا بعضی از اعضای تیم بهصورت دورکاری فعالیت میکنند، دسترسی آنلاین اهمیت بیشتری پیدا خواهد کرد. در این حالت، کاربران میتوانند بدون وابستگی به یک سیستم مشخص، از طریق مرورگر وارد نرمافزار شوند.
قبل از انتخاب، به این سؤالها پاسخ دهید:
- چند نفر باید همزمان به نرمافزار دسترسی داشته باشند؟
- آیا کاربران در یک محل فعالیت میکنند؟
- مدیر مجموعه به مشاهده گزارشها خارج از شرکت نیاز دارد؟
- احتمال اضافهشدن شعبه یا کاربر جدید وجود دارد؟
پاسخ این سؤالها مشخص میکند که دسترسی تحت وب یک قابلیت جانبی است یا یکی از نیازهای اصلی کسبوکار شما.
۲. هزینه راهاندازی و نگهداری زیرساخت
برای مقایسه هزینهها، تنها مبلغ خرید نرمافزار را در نظر نگیرید. در نسخه نصبی ممکن است به سرور، تجهیزات شبکه، فضای مناسب برای نگهداری سرور، پشتیبانگیری و نیروی فنی نیاز داشته باشید. ارتقای سختافزار نیز میتواند در آینده هزینه جداگانهای ایجاد کند.
در نسخه ابری، بخش قابلتوجهی از این زیرساخت توسط شرکت ارائهدهنده مدیریت میشود. البته ممکن است هزینه استفاده بهصورت اشتراک ماهانه یا سالانه دریافت شود.
برای محاسبه هزینه واقعی، موارد زیر را کنار یکدیگر قرار دهید:
- هزینه خرید یا اشتراک نرمافزار
- هزینه سرور و تجهیزات شبکه
- هزینه نصب و راهاندازی
- هزینه پشتیبانی و بهروزرسانی
- هزینه تهیه و نگهداری نسخه پشتیبان
- هزینه اضافهکردن کاربران و ماژولهای جدید
ممکن است یک گزینه در ابتدا ارزانتر دیده شود، اما طی چند سال هزینه نگهداری بیشتری داشته باشد.
۳. امنیت اطلاعات و پشتیبانگیری
اطلاعات حسابداری شامل جزئیات فروش، هزینهها، موجودی کالا، حساب مشتریان و اسناد مالی است؛ بنابراین امنیت و قابلیت بازیابی اطلاعات باید یکی از معیارهای اصلی انتخاب باشد.
در نسخه نصبی، کنترل اطلاعات در اختیار شرکت قرار دارد، اما مسئولیت محافظت از سرور، تهیه نسخه پشتیبان و نگهداری بکاپ در محلی امن نیز بر عهده مجموعه است. خرابی هارد، سرقت تجهیزات، بدافزار یا حذف اشتباهی اطلاعات میتواند خطرساز شود.
در نسخه ابری، شرکت ارائهدهنده معمولاً مدیریت زیرساخت و پشتیبانگیری را انجام میدهد. بااینحال، قبل از خرید باید درباره محل نگهداری دادهها، دفعات بکاپگیری، روش بازیابی اطلاعات و سطح دسترسی کاربران سؤال کنید.
در هر دو مدل، وجود امکانات زیر ضروری است:
- تعریف سطح دسترسی برای کاربران
- ثبت سوابق فعالیت کاربران
- پشتیبانگیری منظم
- امکان بازیابی اطلاعات
- محدودکردن دسترسی به بخشهای حساس
- تعهد ارائهدهنده درباره محرمانگی اطلاعات
امنیت فقط به آنلاین یا نصبی بودن نرمافزار وابسته نیست؛ نحوه پیادهسازی و نگهداری سیستم اهمیت بیشتری دارد.
۴. کیفیت اینترنت و پایداری دسترسی
نسخههای آنلاین برای اجرا به اینترنت پایدار نیاز دارند. اگر محل شرکت با قطعیهای مکرر یا سرعت نامناسب اینترنت مواجه است، این موضوع میتواند انجام امور روزانه را مختل کند.
نسخه نصبی در شبکه داخلی وابستگی کمتری به اینترنت دارد و برای مجموعههایی که دسترسی آنلاین پایدار ندارند، گزینه قابلاطمینانتری است. البته فعالیتهایی مانند ارسال اطلاعات به سامانههای اینترنتی، دریافت بهروزرسانی یا ارتباط با سرویسهای خارجی همچنان به اینترنت نیاز خواهد داشت.
پیش از انتخاب نسخه آنلاین، نرمافزار را در ساعات کاری و با اینترنت واقعی شرکت آزمایش کنید. سرعت بازشدن گزارشها، ثبت فاکتور و جابهجایی میان بخشها باید در شرایط عادی بررسی شود، نه فقط در یک جلسه معرفی کوتاه.
۵. یکپارچگی سیستمهای مالی و عملیاتی
یک نرمافزار حسابداری مناسب نباید فقط محلی برای ثبت دستی اسناد باشد. بهتر است اطلاعات خرید و فروش، انبار، تولید، خزانهداری و سایر بخشها بهصورت یکپارچه در سیستم جریان پیدا کنند.
برای مثال، ثبت فاکتور فروش میتواند همزمان موجودی انبار، حساب مشتری و سند حسابداری را بهروزرسانی کند. این ارتباط از ورود چندباره اطلاعات جلوگیری کرده و احتمال خطای انسانی را کاهش میدهد.
راهکارهایی مانند نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری هوفر علاوه بر نسخه آنلاین، امکان استفاده از نسخه نصبی را نیز فراهم میکنند. هوفر برای فعالیتهای مالی، بازرگانی، خدماتی، پیمانکاری و تولیدی طراحی شده و بخشهایی مانند حسابداری، خرید و فروش، انبار، نقد و بانک و حقوق و دستمزد را در اختیار کسبوکارها قرار میدهد.
هنگام مقایسه گزینهها، بررسی کنید نرمافزار موردنظر با کدام سیستمها ارتباط دارد و آیا امکان اتصال آن به فروشگاه اینترنتی، CRM، بانک، سامانه مودیان یا سایر نرمافزارهای سازمان وجود دارد.
۶. امکان توسعه همزمان با رشد کسبوکار
ممکن است یک نرمافزار برای نیاز امروز شرکت مناسب باشد، اما پس از افزایش تعداد کاربران، ایجاد شعبه جدید یا رشد حجم عملیات محدودیتهای آن آشکار شود.
قبل از خرید، شرایط اضافهکردن موارد زیر را بررسی کنید:
- کاربر جدید
- شعبه یا شرکت جدید
- انبارهای بیشتر
- ماژول حقوق و دستمزد
- سیستم تولید یا بهای تمامشده
- اتصال به سامانه مودیان
- گزارشهای مدیریتی پیشرفته
- ارتباط با سایر نرمافزارها
در نسخه ابری، افزایش کاربران یا ظرفیت سیستم معمولاً با تغییر بسته یا اشتراک انجام میشود. در نسخه نصبی ممکن است علاوه بر خرید مجوز، به ارتقای سرور و تجهیزات شبکه نیز نیاز داشته باشید.
بهتر است نسخهای را انتخاب کنید که برای امکانات غیرضروری هزینه اضافی ایجاد نکند، اما در زمان رشد مجموعه نیز قابلتوسعه باشد. برای تخمین بودجه میتوانید ابتدا به صفحه بررسی نسخهها و هزینه نرمافزار حسابداری مراجعه کرده و مدلهای ابری ماهانه، ابری سالانه، ابری دائمی و نصبی دائمی را با یکدیگر مقایسه کنید.
۷. کیفیت آموزش، پشتیبانی و نسخه دمو
حتی کاملترین نرمافزار حسابداری نیز بدون آموزش و پشتیبانی مناسب میتواند برای کاربران دردسرساز شود. تیم مالی باید بداند در صورت بروز مشکل، از چه روشی و در چه بازه زمانی پاسخ دریافت خواهد کرد.
پیش از خرید این موارد را بررسی کنید:
- آموزش اولیه چگونه ارائه میشود؟
- آیا محتوای آموزشی و راهنمای آنلاین وجود دارد؟
- پشتیبانی تلفنی یا آنلاین در چه ساعاتی در دسترس است؟
- هزینه تمدید پشتیبانی چقدر است؟
- بهروزرسانیهای قانونی و مالیاتی چگونه ارائه میشوند؟
- انتقال اطلاعات از نرمافزار قبلی با چه شرایطی انجام میشود؟
تصمیمگیری صرفاً براساس تصاویر سایت یا فهرست امکانات کافی نیست. بهتر است کاربران اصلی شرکت، فرآیندهای واقعی مانند ثبت فاکتور، دریافت گزارش، کنترل حساب مشتری و مشاهده گردش کالا را آزمایش کنند.
برای بررسی محیط و قابلیتهای هوفر نیز میتوانید از طریق صفحه درخواست دموی رایگان هوفر جلسه معرفی و نیازسنجی دریافت کنید. بهتر است در جلسه دمو، نمونهای نزدیک به فعالیت واقعی شرکت مطرح شود تا نحوه اجرای فرآیندها قابل ارزیابی باشد.
نسخه آنلاین برای چه کسبوکارهایی مناسبتر است؟
نرمافزار حسابداری آنلاین معمولاً برای مجموعههای زیر انتخاب مناسبتری محسوب میشود:
- کسبوکارهای چندشعبه
- تیمهای دورکار
- مدیرانی که به گزارشهای خارج از شرکت نیاز دارند
- مجموعههایی که نمیخواهند سرور داخلی نگهداری کنند
- شرکتهایی که احتمال افزایش تعداد کاربران آنها زیاد است
- کسبوکارهایی که به ارتباط آنلاین میان انبار، فروش و حسابداری نیاز دارند
البته کیفیت اینترنت و اعتبار شرکت ارائهدهنده باید پیش از انتخاب بررسی شود.
نسخه نصبی برای چه مجموعههایی مناسبتر است؟
نسخه نصبی میتواند برای مجموعههایی مناسب باشد که:
- تمام کاربران در یک محل یا شبکه داخلی فعالیت میکنند
- زیرساخت سرور و نیروی فنی در اختیار دارند
- اینترنت پایدار در دسترس آنها نیست
- سیاست سازمانی آنها نگهداری اطلاعات روی سرور داخلی است
- به کنترل مستقیم زیرساخت و تنظیمات سرور نیاز دارند
برخی کسبوکارها نیز میتوانند بسته به ساختار خود از ترکیبی از دسترسی داخلی و راهکارهای آنلاین استفاده کنند.
جمعبندی؛ آنلاین یا نصبی؟
هیچکدام از دو مدل آنلاین و نصبی برای تمام کسبوکارها بهترین انتخاب نیستند. نسخه مناسب باید براساس محل فعالیت کاربران، کیفیت اینترنت، هزینه زیرساخت، الزامات امنیتی، تعداد شعب و برنامه توسعه شرکت انتخاب شود.
اگر دسترسی از مکانهای مختلف، نگهداری سادهتر زیرساخت و توسعه سریع کاربران اولویت دارد، نسخه ابری انتخاب منطقیتری است. اگر شرکت زیرساخت داخلی مناسبی دارد و کنترل مستقیم سرور اهمیت بیشتری دارد، نسخه نصبی میتواند گزینه بهتری باشد.
پیش از تصمیم نهایی، امکانات موردنیاز را فهرست کنید، هزینه چندساله هر گزینه را بسنجید و نرمافزار را با فرآیندهای واقعی شرکت آزمایش کنید. این کار احتمال انتخاب اشتباه و هزینه مهاجرت به نرمافزار دیگر را کاهش میدهد.