آموزش ۱۰ تکنیک و ابزار مرتب سازی فایل ویندوز و مک

یک روش موثر که از شلوغی سیستم شما جلوگیری می کند مرتب سازی فایل های ویندوز و مک ?️ به محض ایجاد روی سیستم است. اما شاید شما نخواهید همه وقت خود را صرف مرتب سازی فایل ها کنید. در ادامه ما چندین تکنیک و ابزار مرتب سازی فایل های ویندوز و مک را به شما آموزش خواهیم داد تا از شما را از این دردسر بزرگ نجات دهیم. به هر حال هر چقدر فایل ها و پوشه های مرتب تر داشته باشید سریعتر می توانید به آنچه که نیاز دارید دسترسی پیدا کنید.

دانلود بهترین نرم افزار های مرتب سازی و ساماندهی فایل کامپیوتر

How to Best Organize Your Computer Files, Folders & Documents

اگر در حال مطالعه این پست هستید احتمال زیادی وجود دارد که از دست سیستم به هم ریخته خود خسته شده است. در پوشه Downloads ویندوزی که از دو سال پیش با دانلود فایل های نصب برنامه پر شده به سختی می توانید فایل های مورد نیاز خود را پیدا کنید. این مشکل فقط به فایل های نصب برنامه ختم نمی شود و مسلما هر کاربری در طول زندگی دیجیتالی خود تعداد زیادی عکس، فیلم، اسناد و غیره را دانلود کرده است. با آموزش طبقه بندی فایل های ویندوز که در ادامه توضیح خواهیم داد شما می توانید با مرتب سازی انواع فایل های خود در عرض چند ثانیه به فایل های مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید.

انواع مدیریت فایل ها در کامپیوتر

به طور کلی سه روش سازماندهی فایل وجود دارد:

• مرتب سازی فایل ویندوز بر اساس پروژه یا مشتری
• مرتب سازی فایل ویندوز بر اساس تاریخ
• مرتب سازی فایل ویندوز بر اساس نوع فایل

هر روش سازماندهی فایل طرفدران و مخالفان خود را دارد؛ شما حتی می توانید از ترکیبی از این روش ها استفاده کنید. اجازه دهید در ادامه در مورد هر یک از این روش ها کمی صحبت کنیم.

مرتب سازی فایل ویندوز بر اساس پروژه یا مشتری

یک پروژه یا ساختار مبتنی بر مشتری ساده ترین روش برای مرتب سازی فایل های شما باشد. به هر پروژه یا مشتری پوشه ای اختصاص داده می شود و در داخل هر یک از این پوشه ها شما تمام فایل ها و اسناد مربوطه را نگهداری می کنید. اگر چندین پروژه برای یک مشتری انجام داده اید؛ می توانید پروژه ها را در پوشه مشتری شماره گذاری کنید.

طبقه بندی و مرتب سازی فایل ویندوز بر اساس تاریخ

با استفاده از سازماندهی مبتنی بر تاریخ؛ شما به طور معمول پوشه ای برای هر سال و پوشه های فرعی برای هر ماه را خواهید داشت. بسته به تعداد فایل هایی که با آنها کار می کنید؛ می توانید برای هر هفته زیر پوشه دیگری داشته باشید. مزیتی که سازماندهی مبتنی بر تاریخ دارد این است که پیدا کردن فایل های مربوط به یک دوره خاص بسیار راحت می شود. به عنوان مثال شما می توانید به فایل های مالی سال گذشته در فروردین ماه دست پیدا کنید.

مرتب سازی فایل ویندوز بر اساس نوع فایل

سیستم مبتنی بر نوع؛ فایل هایی که از یک نوع هستند را در پوشه قرار می دهد. این روش دقیقا بر اساس نوع فایل کامپیوتر نیست اما در عوض می تواند شامل پوشه هایی که دارای نام هایی مانند بازاریابی، امور مالی و غیره است باشد. در داخل هر پوشه؛ همه فایل هایی که در مورد عنوان پوشه است قرار می گیرند. این نوع سازماندهی مبتنی بر نوع فایل معمولا کارایی خوبی ندارد؛ مگر اینکه فقط با یک شرکت کار کنید و یا فایل های زیادی نداشته باشید.

مرتب سازی فایل های کامپیوتر با برنامه File Juggler

اگر در مرتب سازی فایل های کامپیوتر خود مشکل دارید استفاده از برنامه File Juggler را در نظر داشته باشید. این برنامه تغییرات موجود در پوشه ها را کنترل می کنید و عملیاتی را بر اساس مجموعه ای از قوانین انجام یدهد. این برنامه دقیقا مانند IFTTT از دستورات شرطی استفاده می کند.
با استفاده از File Juggler نام فایل ها و پوشه ها را تغییر دهید؛ آنها را کپی کنید؛ انتقال دهید و غیره. برای استفاده از برنامه کافیست که دکمه Add را کلیک کنید؛ یک توضیحات کوتاه وارد کنید. پوشه ای که می خواهید مرتب سازی را در آن اعمال کنید را در قسمت Monitor اضافه کنید و در بخش If یک شرط اضافه کنید. این برنامه ترتیب فایل بر اساس تاریخ؛ نام فایل؛ مسیر؛ خصوصیات فایل و موارد دیگر ایجاد را تعیین می کند.

دانلود نرم افزار دسته بندی فایل ها برای کامپیوتر DropIt

DropIt یک برنامه منبع باز است و در اصل مانند File Jugger کار می کند. برای سازماندهی فایل ها باید قوانین و اقداماتی را تعریف کنید. روی آیکن شناور کلیک راست کنید و Associations را انتخاب کنید. برای ایجاد قوانین روی دکمه + کلیک کنید. بعد فایل ها و پوشه ها را با کشدن و رها کردن به برنامه اضافه کنید تا پردازش شوند. مرتب سازی فایل های ویندوز بر اساس نام؛ تاریخ؛ اندازه؛ خاصیت ها و غیره انجام می شود.

PhotoMove نرم افزار مرتب سازی فایل ویندوز

نرم افزار مرتب سازی فایلی مانند Adobe Lightroon عکس های شما را با استفاده از داده های EXIF آنها سازماندهی می کند. اگر از این نوع برنامه ها استفاده نمی کنید؛ مرتب سازی همه عکس های موجود در یک یا چند پوشه می تواند کار سختی باشد. PhotoMove برنامه ای است که از داده های EXIF برای انتقال یا کپی و مرتب سازی عکس ها در پوشه ها بر اساس تاریخ استفاده می کند.
برای شروع پوشه مبدا که حاوی عکس ها است را انتخاب کنید و بعد پوشه مقصد را تنظیم کنید. برای پردازش فایل های خود روی دکمه Move یا copy کلیک کنید. حالا می توانید در صورت نیاز به تنظیمات برنامه بروید و در مورد ساختار پوشه، مدیریت فایل های تکراری؛ انواع فایل ها و موارد دیگری تصمیم گیری کنید.

TagScanner نرم افزار سازماندهی فایل های موسیقی

هر کسی که یک مجموعه بزرگ از موسیقی ها را داشته باشد می تواند اهمیت نرم افزارهای سازماندهی فایل هایی مانند TagScanner را درک کند. برنامه مرتب سازی فایل های TagScanner برنامه ای است که به شما امکان می دهد مجموعه فایل های موسیقی را سازماندهی و مدیریت کنید. این برنامه شامل آرایه ای از تنظیمات پیکربندی داخلی برای ویرایش برجسب ها با فرمت های مختلف صوتی است. با کلیک روی Browse for folder فایل های صوتی خود را بازگذاری کنید. این برنامه متادیتایی که شامل تمام اطلاعات مهم مانند اطلاعات هنرمند، آلبوم؛ سال انتشار و غیره است را می خواند و با توجه به حالت مرتب سازی به شما نمایش می دهد.

FileBot نرم افزار مرتب سازی فایل ها برای کامپیوتر

FileBot یک نرم افزار مرتب سازی فیلم است. با استفاده از این برنامه می توانید برای سازماندهی و تغییر نام فایل های رسانه ای خود به صورت خودکار اقدام کنید. شما می توانید پوشه فایل های خود را با کشیدن و رها کردن به برنامه اضافه کنید. روی دکمه Fetch Data کلیک کنید. برنامه سعی خواهد کرد به طور خودکار فایل های شما را با داده های پایگاه داده های آنلاین مطابقت دهید. بعد از تایید اطلاعات روی Rename کلیک کنید. شما می توانید برای ساماندهی و پوشه بندی فایل ها در اندروید از ۵ روشی که قبلا آموزش داده ایم استفاده کنید.

دانلود نرم افزار مرتب سازی فایل ویندوز Listary

برنامه هایی که در بالا بحث شدند به شما در سازماندهی فایل ها کمک می کنند. بعد از مرتب سازی آنها به یک ابزار جستجو نیاز خواهید داشت. Listary یک برنامه عالی برای جستجوی سریع فایل ها است. خود ابزار جستجوی ویندوزی برای استفاده های ساده و عادی مناسب است. اگر برای پیدا کردن فایل اغلب سیستم عامل خود را جستجو می کنید ممکن است به ابزار جانبی مانند Listary نیاز داشته باشید. این برنامه در اولین راه اندازی از شما می خواهید تا کلیدهای میانبر را تنظیم کنید. به مسیر Options > Hotkeys بروید و میانبر را وارد کنید. وقتی که کلید میانبر را فشار می دهید. نوار جستجوی Listary روی صفحه ظاهر می شود. جستجوی فازی Listary می تواند پسوند، پیشوند یا هر قسمت از نام فایل را تشخیص دهد. نتایج بلافاصله در باکس جستجو به شما نمایش داده می شوند.

آموزش طبقه بندی فایل ها با استفاده از فایل اکسپلورر ویندوز

برای مرتب سازی فایل ها در ویندوز ۷؛ ۸ و ۱۰ شما می توانید از فایل اکسپلورر استفاده کنید. برای مرتب سازی فایل بر اساس پسوند فایل اکسپلورر را باز کنید شما در قسمت بالا منوی چهارگانه File, Home, Share و View را مشاهده می کنید. در منوی File صفحه پایین به دو بخش Frequent folders (در بالا) و Recent files (در پایین) تقسیم شده است.

در منوی Home شما می توانید برای ایجاد فایل ها و پوشه های جدید؛ تغییر نام و حذف آنها اقدام کنید.

در منوی Share شما می توانید فایل های خود را با دوستان؛ خانواده و یا همکاران به اشتراک بگذارید. شما حتی می توانید روی یک یا چند فایل (برای انتخاب چند فایل در ویندوز ۱۰ یا نسخه های قبلی از کلید Ctrl استفاده کنید) را انتخاب و کلیک راست کنید و Share را انتخاب کنید تا اطلاعات شما به اشتراک گذاشته شود.

در منوی View گزینه های مختلفی را که به شما کمک می کند تا مشاهده و طرح بندی سفارشی برای اکسپلورر فایل ها را سفارشی سازی کنید را مشاهده خواهید کرد.

Navigation Pane به شما امکان دسترسی سریع به پوشه ها را در هر گروه و پوشه های پین شده را می دهد. با انتخاب Preview Pane در سمت راست صفحه کادری نمایش داده می شود که با انتخاب هر فایل شما می توانید پیش نمایش آن را در این کادر مشاهده کنید. این قابلیت فقط برای فایل های عکس؛ ویدیو و موسیقی کار می کند.

Details Pane گزینه دیگری است که به شما اجازه مشاهده جزئیاتی مانند تاریج ایجاد فایل؛ آخرین زمان ویرایش؛ کسی که فایل را ایجاد کرده و غیره را می دهد.

با انتخاب منوی File و با مراجعه به گروه layout شما می توانید گزینه های طرح بندی را مشاهده کنید. شما می توانید انتخاب کنید که آیکن ها به صورت کوچک، متوسط؛ بزرگ یا فوق العاده بزرگ نمایش داده شوند. یا اینکه فایل ها به صورت کاشی کاری؛ لیست شده؛ با محتوا و با جزئیات نمایش داده شود یا نه.

در حالت Tiles شما فایل ها را با فرمت بندانگشتی مشاهده می کنید. تصویر؛ پسوند فایل؛ نام فایل و اندازه فایل در این حالت قابل نمایش است.

در حالت List شما فقط نام فایل را به صورت پشت سر هم و لیست شده مشاهده خواهید کرد.

در حالت Content شما علاوه بر مشاهده نام فایل، عکس بند انگشتی؛ نوع فایل، ابعاد و اندازه فایل و تاریخ ایجاد یا ویرایش را مشاهده خواهید کرد.

با انتخاب Details شما می توانید اطلاعاتی در مورد آیتم هایی که در حال حاضر در پوشه فعلی است را مشاهده کنید. برای مرتب سازی فایل ها می توانید از Name, Date modified, Authors استفاده کنید.

گزینه Sort by انتخاب های مختلفی را برای شما فراهم می آورد که با استفاده از آن می توانید فایل ها را مرتب سازی کنید. برای جزئیات بیشتر می توانید Choose columns و Choose Details را انتخاب کنید تا اطلاعات به شما نمایش داده شود.

با استفاده از Group by می توانید اطلاعات جداگانه را گروه بندی کنید. شما می توانید فایل ها را بر اساس نام؛ نوع سند؛ تگ ها و غیره گروه بندی کنید.

در پنل Quick access که در سمت چپ صفحه قرار گرفته شما گزینه های زیر را مشاهده خواهید کرد:

• Desktop با انتخاب این گزینه فایل ها و پوشه های موجود در دسکتاپ به شما نمایش داده می شود.
• Downloads با انتخاب این گزینه فایل ها و پوشه های موجود در پوشه دانلود به شما نمایش داده می شود.
• Documents با انتخاب این گزینه فایل های موحود در پوشه داکیومنت که می تواند شامل فایل های مایکروسافت آفیس باشد به شما نمایش داده می شود.
• Music با انتخاب این گزینه شما می توانید اطلاعاتی که در پوشه موزیک دارید و اغلب شامل فایل های موسیقی شما است را مشاهده کنید.
• Pictures با انتخاب این گزینه اطلاعاتی که در پوشه پیکچر دارید و شامل عکس ها می شود به شما نمایش داده می شود.
• و در نهایت با انتخاب Videos اطلاعات ذخیره شده در پوشه ویدیو که شامل فیلم ها می شود را مشاهده خواهید کرد.

چگونه فایل ها را به ترتیب شماره گذاری کنیم؟

همانطور که تا کنون باید متوجه شده باشید؛ مهمترین نکته در مورد ایجاد یک ساختار فایل سازمان یافته این است که به آن پایبند باشید. در ادامه نکاتی آورده شده که می توانند کمک کننده باشند:

• هرگز فایل های خود را روی دسکتاپ ذخیره نکنید. با این کار نه تنها دسکتاپ شما شلوغ و نامرتب به نظر می رسد با خراب شدن سیستم عامل احتمال از دست رفتن اطلاعاتتان زیاد است. خیلی سریع فایل های خود را بایگانی کنید.
• اجازه ندهید که فایل ها در پوشه دانلود شما باقی بمانند؛ آنها را بایگانی یا حذف کنید.
• هفته ای یک بار برای مرتب کردن فایل ها وقت بگذارید. می توانید این کار را در روزهای بیکاری خود انجام دهید. باید بررسی کنید و مطمئن شوید که فایل ها در جای مناسب خود قرار گرفته اند. پوشه ها و فایل های غیر ضروری را حذف کنید. اگر از مک استفاده می کنید برنامه هایی مانند Hazel می توانند به سازماندهی خودکار فایل های شما کمک کنند.
• از اسامی توصیه استفاده کنید. به عنوان مثال فایل بازاریابی برچسب مناسبی نیست اما فایل بازاریابی مشتری X بسیار بهتر است. اگر فایل ها و پوشه های خود را به درستی نامگذاری کرده باشید با استفاده از ابزرا جستجو می توانید آنها را خیلی سریع و یاده پیدا کنید.
• زیاد از پوشه های تو در تو استفاده نکنید. هر پوشه حداقل حدود ۱۰ فایل را در داخل خود داشته باشد. اگر فقط دو یا سه فایل در هر پوشه دارید باید در مورد ساختار خود تجدید نظر کنید.
• درست بعد از چند روز از سازماندهی فایل های خود دست نکشید. همیشه باید کمی زمان برای این کار صرف کنید.

در آخر توصیه می کنیم از  ۹ تا از بهترین برنامه مدیریت فایل و پوشه جایگزین اکسپلورر ویندوز ۱۰ ، ۸ و ۷ استفاده کنید.

نظرات و پیشنهادات شما؟

امروز به معرفی تکنیک ها و ابزارهای مرتب سازی فایل های ویندوز و مک پرداختیم. شما حتی با تغییر آیکن و رنگ نام فایل در ویندوز می توانید به سازماندهی فایل های خود دست پیدا کنید. اگر نکته ای وجود دارد یا روشی میشناسید که در مقاله امروز بیان نشده است می توانید در بخش نظرات این پست با ما در میان بگذارید.